Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung informiert Sie über Art, Umfang und Zweck der Verarbeitung personenbezogener Daten (nachfolgend „Daten“) im Rahmen unseres Onlineshops unter www.birkholz-perfumes.com und der damit verbundenen Webseiten, Funktionen und Inhalte (nachfolgend gemeinsam „Website“) sowie externer Onlinepräsenzen, beispielsweise unser Social-Media-Profile (nachfolgend gemeinsam „Onlineangebot“).

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

BIRKHOLZ International GmbH

Albert-Einstein-Ring 46

14532 Kleinmachnow

Deutschland

Telefon: +49 (30) 81 45 77 8 -19

E-Mail: service@birkholz-perfumes.com

Vertreten durch den Geschäftsführer Dipl. Ing. Nasyr Birkholz.

2. Datenschutzbeauftragter

Unseren externen Datenschutzbeauftragten erreichen Sie wie folgt:

Thilo Noack

TNDIS Consulting

Brahmsallee 9, 21423 Winsen (Luhe)

E-Mail: datenschutz@birkholz-perfumes.com

Sie können sich bei Fragen oder Anliegen zum Datenschutz jederzeit direkt an unseren Datenschutzbeauftragten wenden.

3. Übersicht der Verarbeitungen

Die nachfolgende Übersicht fasst die Kategorien der verarbeiteten Daten, die betroffenen Personen und die Zwecke ihrer Verarbeitung zusammen und verweist auf die entsprechenden Abschnitte dieser Datenschutzerklärung.

Kategorien betroffener Personen

Kategorien verarbeiteter Daten

Zwecke der Verarbeitung

Kunden, Website-Besucher, Interessenten

Kontaktdaten, Bestanddaten, Vertragsdaten, Zahlungsdaten, Nutzungsdaten, Meta-/
Kommunikationsdaten

Vertragserfüllung, Kundenservice, Marketing (mit Einwilligung), Sicherheit, gesetzliche Pflichten

4. Rechtsgrundlagen

Soweit wir für Verarbeitungsvorgänge personenbezogener Daten eine Einwilligung der betroffenen Person einholen, dient Art. 6 Abs. 1 lit. a und Art. 7 DSGVO als Rechtsgrundlage. Bei der Verarbeitung von Daten, die zur Erfüllung eines Vertrags oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist, dient Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO als Rechtsgrundlage. Soweit die Verarbeitung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist, dient Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO als Rechtsgrundlage. Für den Fall, dass lebenswichtige Interessen der betroffenen Person eine Verarbeitung personenbezogener Daten erforderlich machen, dient Art. 6 Abs. 1 lit. d DSGVO als Rechtsgrundlage. Ist die Verarbeitung zur Wahrung eines berechtigten Interesses unsererseits oder eines Dritten erforderlich und überwiegen die Interessen, Grundrechte und Grundfreiheiten des Betroffenen das erstgenannte Interesse nicht, dient Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO als Rechtsgrundlage. Soweit für den Zugriff auf Informationen in der Endeinrichtung des Nutzers (z. B. mittels Cookies) eine Einwilligung erforderlich ist, ergibt sich diese Erfordernis zusätzlich aus § 25 Abs. 1 TDDDG (Telekommunikation-Digitale-Dienste-Datenschutz-Gesetz); die Verarbeitung der in diesem Zusammenhang erhobenen personenbezogenen Daten erfolgt sodann auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

5. Bereitstellung der Website und Erstellung von Logfiles

Bei jedem Aufruf unserer Website erfasst unser System automatisiert Daten und Informationen des aufrufenden Rechnersystems (Server-Logfiles). Erfasst werden dabei IP-Adresse, Datum und Uhrzeit der Anfrage, Inhalt der Anforderung, Zugriffsstatus/HTTP-Statuscode, übertragene Datenmenge, Website, von der die Anforderung kommt, Browser, Betriebssystem und dessen Oberfläche. Die Verarbeitung erfolgt zur Gewährleistung eines störungsfreien Verbindungsaufbaus, einer komfortablen Nutzung, der Auswertung der Systemsicherheit und -stabilität sowie zu weiteren administrativen Zwecken. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt in den vorgenannten Zwecken der Datenerhebung. Die Daten werden nach spätestens 14 Tagen gelöscht, soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht oder ein konkreter Anlass zur weiteren Aufbewahrung (z. B. ein sicherheitsrelevanter Vorfall) besteht.

6. Hosting und technische Bereitstellung

Unser Onlineshop wird auf der Plattform von Shopify International Limited, Victoria Buildings, 2nd Floor, 1-2 Haddington Road, Dublin 4, D04 XN32, Irland (nachfolgend „Shopify“) betrieben. Shopify verarbeitet als unser Auftragsverarbeiter im Sinne des Art. 28 DSGVO in unserem Auftrag Bestell-, Zahlungs-, Kunden- und Nutzungsdaten, um uns den Betrieb des Onlineshops zu ermöglichen. Nähere Informationen zur Datenverarbeitung durch Shopify finden Sie unter https://www.shopify.com/legal/privacy sowie zu den von Shopify gesetzten Cookies unter https://www.shopify.com/legal/cookies. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO (Bereitstellung eines funktionsfähigen, sicheren Onlineshops).

7. Cookies und ähnliche Technologien

Unsere Website verwendet Cookies sowie vergleichbare Technologien (z. B. Local Storage, Pixel, Tags), die Informationen auf Ihrem Endgerät speichern oder von dort auslesen (nachfolgend gemeinsam „Cookies“). Soweit dies nicht unbedingt erforderlich ist, um einen von Ihnen ausdrücklich gewünschten Telemediendienst bereitzustellen, holen wir hierfür Ihre Einwilligung nach § 25 Abs. 1 TDDDG ein.

Beim ersten Besuch unserer Website werden Sie über ein Cookie-Consent-Banner um Ihre Einwilligung gebeten. Dort können Sie technisch nicht notwendige Cookies granular nach Kategorien (z. B. Statistik, Marketing) auswählen, insgesamt akzeptieren oder insgesamt ablehnen.

7.1 Technisch notwendige Cookies

Folgende Cookies sind zum Betrieb des Onlineshops technisch erforderlich (u. a. Warenkorb, Login, Sicherheit, Lastverteilung) und werden unabhängig von einer Einwilligung gesetzt, da sich die Rechtsgrundlage hierfür aus § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG i. V. m. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO ergibt:

Name

Anbieter

Zweck

Speicherdauer

cart, _shopify_s, _shopify_y

Shopify (First Party)

Warenkorb, Session-Verwaltung

Session bis 1 Jahr

localization, cart_currency

Shopify (First Party)

Sprach-/Währungseinstellung

1 Jahr

cookieconsent_status

Consent-Tool

Speicherung der Cookie-Einwilligung

1 Jahr

7.2 Cookies mit Ihrer Einwilligung

Die folgenden Cookies bzw. vergleichbaren Technologien werden nur eingesetzt, wenn Sie hierzu über das Cookie-Banner ausdrücklich eingewilligt haben. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit über den Link „Cookie-Einstellungen“ widerrufen; die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt hiervon unberührt.

Dienst

Anbieter

Zweck

Speicherdauer (ca.)

Google Analytics 4

Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland (Muttergesellschaft: Google LLC, USA)

Reichweitenmessung, Webanalyse

bis 14 Monate

Google Ads / Merchant Center

Google Ireland Limited / Google LLC, USA

Konversionsmessung, Produktanzeigen

bis 90 Tage

Microsoft Clarity

Microsoft Ireland Operations Limited / Microsoft Corporation, USA

Nutzerverhaltensanalyse (Session-Aufzeichnung, Heatmaps)

bis 1 Jahr

Meta Pixel

Meta Platforms Ireland Limited / Meta Platforms, Inc., USA

Reichweitenmessung, Personalisierte Werbung

bis 90 Tage

TikTok Pixel

TikTok Technology Limited / TikTok Inc., USA

Reichweitenmessung, Personalisierte Werbung

bis 13 Monate

Klaviyo (Onsite-Tracking)

Klaviyo, Inc., USA

Personalisierung, E-Mail-Marketing-Zuordnung

bis 1 Jahr

Awin (Affiliate-Tracking)

Awin AG, Eichhornstraße 3, 10785 Berlin

Zuordnung von Käufen zu Affiliate-Partnern

bis 30 Tage

Google Fonts werden von unserer Website lokal gehostet; es findet keine Verbindung zu Servern von Google zum Nachladen von Schriftarten statt.

8. Bestellabwicklung und Kundenkonto

Zur Abwicklung Ihrer Bestellung verarbeiten wir die von Ihnen im Bestellprozess angegebenen Daten (Name, Rechnungs- und Lieferadresse, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Zahlungsinformationen sowie Angaben zu den bestellten Produkten). Die Verarbeitung erfolgt zur Erfüllung des mit Ihnen geschlossenen Kaufvertrags nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Legen Sie ein Kundenkonto an, verarbeiten wir zusätzlich Ihre Zugangsdaten sowie Ihre Bestellhistorie, um Ihnen die Verwaltung Ihres Kontos zu ermöglichen; Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Handelsrechtlich und steuerrechtlich relevante Unterlagen (insbesondere Rechnungen) bewahren wir aufgrund gesetzlicher Aufbewahrungspflichten nach § 257 HGB und § 147 AO für einen Zeitraum von zehn Jahren ab Ende des jeweiligen Kalenderjahres auf. Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

9. Zahlungsabwicklung

Zur Zahlungsabwicklung setzen wir folgende Zahlungsdienstleister ein, denen wir die für die Zahlungsabwicklung erforderlichen Daten (u. a. Name, Rechnungsadresse, Zahlungsbetrag, ggf. Zahlungsmitteldaten) übermitteln. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Erfüllung des Kaufvertrags).

Zahlungsdienstleister

Sitz

Datenschutzhinweise

PayPal (Europe) S.à r.l. et Cie, S.C.A.

Luxemburg

https://www.paypal.com/de/webapps/mpp/ua/privacy-full

Shopify Payments / Shop Pay

Irland / USA (Shopify-Gruppe)

https://www.shopify.com/legal/privacy

Klarna Bank AB

Schweden

https://www.klarna.com/de/datenschutz/

10. Newsletter

Wenn Sie sich für unseren Newsletter anmelden, verwenden wir Ihre E-Mail-Adresse sowie optional Ihre Telefonnummer, um Ihnen regelmäßig Informationen zu unseren Produkten und Angeboten zuzusenden. Die Anmeldung erfolgt im Double-Opt-In-Verfahren: Nach Ihrer Anmeldung erhalten Sie eine Bestätigungs-E-Mail, mit deren Bestätigung Sie die Anmeldung wirksam abschließen. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Zum Versand und zur Erfolgsmessung des Newsletters (Öffnungs- und Klickraten) setzen wir den Dienstleister Klaviyo, Inc., 225 Franklin Street, Boston, MA 02110, USA, als Auftragsverarbeiter ein. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit über den Abmeldelink in jeder Newsletter-E-Mail oder durch Nachricht an die oben genannten Kontaktdaten widerrufen.

11. Kontaktformular und Kundenservice

Wenn Sie uns über das Kontaktformular oder per E-Mail kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen mitgeteilten Daten (Name, E-Mail-Adresse, optional Telefonnummer, Inhalt Ihrer Nachricht) zur Bearbeitung Ihrer Anfrage. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit Ihre Anfrage der Anbahnung oder Erfüllung eines Vertrags dient, im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (unser berechtigtes Interesse an der Beantwortung Ihrer Anfrage). Zum Schutz vor missbräuchlicher automatisierter Nutzung unseres Kontaktformulars setzen wir den Dienst hCaptcha der Intuition Machines, Inc., 745 Atlantic Avenue, 8th Floor, Boston, MA 02111, USA, ein. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Schutz vor Missbrauch und Spam).

12. Live-Chat

Auf unserer Website bieten wir einen Live-Chat an, über den Sie Fragen an unseren Kundenservice richten können. Den Chat stellt der Dienstleister Gorgias Inc., 415 Mission Street, San Francisco, CA 94105, USA, als Auftragsverarbeiter für uns bereit. Ihre im Chat mitgeteilten Daten (u. a. Name, E-Mail-Adresse, Inhalt der Konversation) werden zur Bearbeitung Ihres Anliegens verarbeitet; Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. lit. f DSGVO.

Ein Teil der Erstantworten im Chat wird durch einen KI-gestützten Assistenten erstellt. Wir weisen Sie hierauf beim Öffnen des Chats gesondert hin. Sie können jederzeit die Weiterleitung an einen menschlichen Mitarbeiter unseres Kundenservice verlangen.

13. Kundenbewertungen

Zur Darstellung von Kundenbewertungen setzen wir den Dienst Reviews.io (Reviews.io Ltd., Uncommon, Fleet Street, London, Vereinigtes Königreich) ein. Wenn Sie eine Bewertung abgeben, verarbeiten wir hierzu Ihren Namen (oder ein von Ihnen gewähltes Pseudonym), Ihre E-Mail-Adresse sowie den Inhalt Ihrer Bewertung. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

14. Empfänger und Kategorien von Empfängern

Über die in den vorstehenden Abschnitten genannten Auftragsverarbeiter und Dienstleister hinaus geben wir Ihre Daten an folgende Empfängerkategorien weiter, soweit dies zur Vertragserfüllung oder zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten erforderlich ist: Versanddienstleister zur Zustellung Ihrer Bestellung, mit der Erstellung, Abwicklung und Zahlung von Aufträgen betraute Dienstleister sowie Steuerberater, Wirtschaftsprüfer und Behörden, soweit wir hierzu gesetzlich verpflichtet sind.

15. Übermittlung in Drittländer

Ein Teil der von uns eingesetzten Dienstleister hat seinen Sitz bzw. verarbeitet Daten auch außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums, insbesondere in den USA (siehe die vorstehend genannten Anbieter). Soweit diese Anbieter unter dem EU-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert sind, beruht die Übermittlung auf einem Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission gemäß Art. 45 DSGVO. Ist dies nicht der Fall, stützen wir die Übermittlung auf die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO) in Verbindung mit von uns geprüften zusätzlichen technischen und organisatorischen Maßnahmen. Eine Übersicht der von uns eingesetzten Anbieter und der jeweiligen Übermittlungsgrundlage können Sie über die oben genannten Kontaktdaten unseres Datenschutzbeauftragten anfordern.

16. Speicherdauer

Wir verarbeiten und speichern Ihre Daten nur so lange, wie dies zur Erfüllung des jeweiligen Verarbeitungszwecks erforderlich ist. Nach Wegfall des jeweiligen Zwecks werden die Daten gelöscht, sofern nicht deren weitere Aufbewahrung zur Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten erforderlich ist (insbesondere handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungsfristen von sechs bzw. zehn Jahren nach §§ 257 HGB, 147 AO) oder Sie in eine längere Speicherung eingewilligt haben. In diesem Fall wird die Verarbeitung Ihrer Daten eingeschränkt, das heißt, Ihre Daten werden gesperrt und nicht für andere Zwecke verarbeitet.

17. Ihre Rechte als betroffene Person

Ihnen stehen nach Maßgabe der gesetzlichen Bestimmungen folgende Rechte zu:

•        Recht auf Auskunft über die von uns verarbeiteten Daten (Art. 15 DSGVO),

•        Recht auf Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO),

•        Recht auf Löschung Ihrer bei uns gespeicherten Daten (Art. 17 DSGVO),

•        Recht auf Einschränkung der Verarbeitung, sofern die gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen (Art. 18 DSGVO),

•        Recht auf Datenübertragbarkeit, sofern Sie in die Verarbeitung eingewilligt haben oder ein Vertrag zur automatisierten Verarbeitung besteht (Art. 20 DSGVO),

•        Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung, die auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO gestützt ist, sowie gegen die Verarbeitung zu Zwecken der Direktwerbung (Art. 21 DSGVO),

•        Recht auf Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).

Zur Ausübung dieser Rechte können Sie sich jederzeit an die oben unter Ziffer 1 genannten Kontaktdaten oder direkt an unseren Datenschutzbeauftragten (Ziffer 2) wenden.

18. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Sie haben unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt (Art. 77 DSGVO). Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist:

Die Landesbeauftragte für den Datenschutz und für das Recht auf Akteneinsicht Brandenburg

Stahnsdorfer Damm 77, 14532 Kleinmachnow

Website: https://www.lda.brandenburg.de

19. Automatisierte Entscheidungsfindung

Eine ausschließlich automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne des Art. 22 DSGVO, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt, findet nicht statt.

20. Datensicherheit

Wir treffen nach Maßgabe des Art. 32 DSGVO unter Berücksichtigung des Stands der Technik, der Implementierungskosten sowie der Art, des Umfangs, der Umstände und der Zwecke der Verarbeitung geeignete technische und organisatorische Maßnahmen, um ein dem Risiko angemessenes Schutzniveau zu gewährleisten. Zu den Maßnahmen gehören insbesondere die Verschlüsselung der Datenübertragung mittels TLS/SSL sowie Zugriffsbeschränkungen auf die verarbeiteten Daten.

21. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, um sie an geänderte Rechtslagen oder bei Änderungen des Onlineangebots sowie der Datenverarbeitung anzupassen. Für Ihren erneuten Besuch gilt dann die neue Datenschutzerklärung.